Recruitment ist keine moderne Erfindung. Der Begriff Recruiting stammt aus dem Militärjargon, bereits 55 vor Christus hat Julius Cäsar ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm etabliert, um Soldaten für sein Heer zu gewinnen.

Die Begriffe Recruitment, Recruiting und auch der Beruf des Recruiters finden in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bisher wenig Gebrauch. Dort wird die Personalbeschaffung entweder von der HR-Abteilung übernommen oder ist direkt bei der Geschäftsführung und deren Assistenz angesiedelt.

Der Recruiting-Prozess startet mit der offenen Stelle im Unternehmen. Diese Stelle kann durch Fluktuation oder zusätzlichen Personalbedarf entstanden sein. Ziel des Recruiting-Prozesses ist es, qualifizierte Bewerbungen zu erhalten und den Personalbedarf zu decken.

Der optimale Recruiting-Prozess

So besetzt Du eine offene Stelle in Deinem Unternehmen mit den passenden Mitarbeitern.

Vor unseren Seminaren sende ich den Teilnehmern ein paar Fragen, um herauszufinden, wie ihr Recruiting-Prozess aktuell abläuft. Der Großteil der Befragten antwortet: Wir haben grob einen Recruiting-Prozess definiert, arbeiten aber häufig aus dem Bauch heraus. Wenn auch Du noch keinen Recruiting-Prozess definiert hast, mit dem Du auch tatsächlich Deine Mitarbeiter gewinnst, dann ist dieser Beitrag genau richtig für Dich. Aber auch für den Fall, dass Du einen Recruiting-Prozess hast, den aber für "ruckelig" hältst, lese jetzt weiter.

Ein Recruiting-Prozess ist keine starre und einmalige Lösung. Prozesse neigen zum Verfall. Deshalb ist die permanente Optimierung des Recruiting-Prozesses eine wichtige Aufgabe.

Wie erstelle ich ein Recruiting-Konzept?

Dein Recruiting-Konzept umfasst die komplette Wertschöpfungskette der Mitarbeitergewinnung. Neben den einzelnen Prozess Schritten ist es auch wichtig, die Vorgehensweise sowie die beteiligten Personen und ihre Rollen zu definieren. Idealerweise wird auch definiert, wie lange die einzelnen Prozess Schritte dauern dürfen. Berücksichtige in Deinem Recruiting Konzept auch, ob externes Recruiting für Dich in Frage kommt oder du ausschließlich mit internem Recruiting arbeiten willst. Stelle Dein Recruiting-Konzept regelmäßig auf den Prüfstand: Maßnahmen, Recruiting Kanäle, Recruiting Prozess und Recruiting Instrumente sind dynamisch, Recruiting Trends und Kosten verändern sich.

Was bedeutet E-Recruiting?

Viele (aber lange noch nicht alle) Unternehmen nutzen für das interne Recruiting, die Personalbeschaffung, eine E-Recruiting-Software-Lösung. Wenn Du Dir die Komplexität des Recruiting-Prozesses anschaust, wird schnell deutlich, dass die Herausforderungen des Recruitings nicht mehr mit Outlook und Excel zu lösen sind. E-Recruiting bildet den kompletten Recruiting-Prozess - alles rund um die Suche - digitalisiert ab.

• Die Vermarktung der Stellenausschreibung auf unterschiedlichen Medien, inklusive der eigenen Unternehmens-Webseite, Online-Jobbörsen
• Einbindung von Social Media Recruiting und Zugriff auf Soziale Netzwerke (active Sourcing)
• Kommunikation mit den Bewerbern, im internen Recruiting-Team und mit den Entscheidern in den Fachabteilungen (Hiring Manager)
• Aufbau eines Bewerberpools
• Anwendung und Umsetzung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
• Optimierung und Beschleunigung der Prozesse

Auf dem Markt werden viele Lösungen angeboten. Schaue genau, welche Anbieter zu Deinem Unternehmen passen. [Wenn Du ein mittelständisches Unternehmen bist, lasse Dir gerne in einer Online-Präsentation zeigen welchen Nutzen und Vorteile der Einsatz von coveto für Dein Unternehmen bringt.] (https://www.coveto.de/Ich-moechte-eine-Praesentation-vor-Ort.html)

Die Phasen: Wie läuft der Recruiting-Prozess ab?

In diesem Artikel betrachten wir das interne Recruiting. Also die interne Personalbeschaffung, ohne das externe Recruiting durch Headhunter oder Personaldienstleister. Wir gehen durch die kompletten Schritte der Mitarbeitersuche von der offenen Stelle zur Stellenanzeige, über den Auswahlprozess bis hin zum neuen Mitarbeiter. Wir schauen uns jede Phase des Recruitings an. Du erhältst umfangreichen Input zum coveto Bewerbungsprozess.

Welche Kennzahlen sind wichtig? Eine Kennzahl für den Recruiting-Prozess ist die time to hire. Schau Dir dazu den Beitrag zur [Recruiting Kennzahlen] (https://www.coveto.de/blog/die-6-wichtigsten-kpis-im-recruiting) an.

Welche Rolle spielt die candidate experience im Bewerbungsprozess?

Der Ablauf des Recruiting-Prozesses hat großen Einfluss darauf, wie die Kandidaten das Unternehmen wahrnehmen. Eine gute candidate experience ist aus vielen Gründen wichtig und muss sich durch den kompletten Prozess ziehen.

Bewerber, die gute Erfahrungen im Bewerbungsprozess gemacht haben, werden Dein Unternehmen weiterempfehlen und selbst bei Absagen auf negative Bewertungen in Social Media oder Arbeitgeber-Bewertungsportalen verzichten.

Führung beginnt im Recruiting. Lass den Bewerber erkennen, dass Dein Prozess strukturiert ist und eine freundliche Grundstimmung in Deinem Unternehmen herrscht. Zermürbe die Talente nicht durch aufwändige, langwierige und bürokratische Bewerbungsverfahren.

Tipps:

• Informiere den Bewerber von Anfang an über den Ablauf des Recruiting-Prozesses
• Halte laufend persönlichen Kontakt zum Kandidaten - über die E-Mail-Kommunikation hinaus
• Sei freundlich, verbindlich und zuverlässig

Kosten des Recruiting-Prozesses

Die Kosten des Recruiting-Prozesses sind abhängig davon, welche Recruiting Instrumente eingesetzt werden. Das wiederum ist abhängig davon für welche Position, in welcher Branche und Region gesucht wird. Die Mitarbeitersuche für eine geringfügig beschäftige Reinigungskraft, lässt sich nicht mit der Suche nach einem Architekten vergleichen. Alleine die Kosten für die Stellenausschreibung auf Online-Jobbörsen können je Stelle zwischen 50 und 1500 Euro liegen. Auch Maßnahmen in sozialen Netzwerken können die Recruiting Kosten stark beeinflussen.

Messe Deine Kennzahlen. Verschaffe Dir einen Überblick über alle Kosten. Nur wenn Du Deine Zahlen kennst, ist eine Optimierung möglich.

Wer übernimmt welche Rolle im Recruiting-Prozess?

Recruiting ist kein Thema, das nebenbei erledigt werden kann. Der Ablauf sollte klar definiert und dokumentiert sein. Genauso sollte jeder im Team seine Aufgabe kennen. Es ist keine Einzelleistung der HR-Abteilung. Jeder Bereich des Unternehmens, der in die Besetzung der offenen Stelle involviert ist, muss in den Prozess einbezogen werden, um die passenden Talente zu gewinnen. Eingehende Bewerbungen müssen in Unternehmen oberste Priorität haben. Genauso wenig wie Du Kundenanfragen auf die lange Bank schiebst (hoffentlich), solltest Du Bewerber warten lassen.

Erster Recruiting-Prozessschritt: Definition

Was ist unser Personalbedarf? Welches Ziel verfolgen wir mit der Stellenbesetzung? Was ist der genaue Inhalt der offenen Stelle? Bei coveto arbeiten wir mit einer Job-Scorecard. In dieser Job-Scorecard erstellen wir unter anderem einen Bewerber-Avatar. Welche Eigenschaften benötigt der neue Mitarbeiter? Welche Talente braucht er persönlich als auch fachlich? Dieser erste Schritt ist entscheidend für den Erfolg des kompletten Recruiting-Prozesses. Nur, wenn Du Dich im Vorfeld der Kandidatensuche damit auseinandersetzt welche Eignung der neue Mitarbeiter mitbringen soll, kannst Du vernünftige Bewertungen vornehmen.

Zweiter Recruiting-Prozessschritt: Stellenausschreibung

Mit den Erkenntnissen aus der Job-Scorecard fällt es leicht ein ansprechende Stellenausschreibung zu verfassen. Die Stellenanzeige ist trotz aller Recruiting-Trends ein wichtiger Baustein Deiner Recruiting-Maßnahmen. Auch wenn Du andere Kanäle wie zum Beispiel Social Media für Dein Recruiting nutzt, solltest Du in jedem Fall auch auf das Instrument Stellenanzeige setzen. Potenzielle Mitarbeiter werden vielleicht über Social Media auf Dein Unternehmen aufmerksam, suchen dann aber auf Deiner Webseite nach der passenden Stellenanzeige, um sich z.B. über die Aufgaben der Stelle zu informieren.

Wichtig sind diese drei Faktoren:

1. Verwende zielgruppengerechte Sprache Zukünftige Auszubildende, Informatiker, Akademiker, Menschen ohne Ausbildung. Hole die Menschen in ihrer Sprache ab.

2. Wähle die passenden Recruiting-Kanäle aus Wo triffst Du auf Deine Kandidaten? Eher über soziale Netzwerke oder über Online-Jobbörsen? Ist vielleicht sogar Print sinnvoll oder reicht organische Reichweite über die Agentur für Arbeit und google4jobs aus?

3. Ermögliche eine einfache Kontaktaufnahme Das eine Online-Bewerbung erst nach der Registrierung möglich ist oder ellenlange Bewerbungsformulare ausgefüllt werden müssen, sorgt für Abbruchquoten. Du verlierst Kandidaten. Denke auch hier in Zielgruppen. Vielleicht reicht ein Anruf, die Möglichkeit sich über WhatsApp zu bewerben oder ein kurzes Formular. Dieser Punkt ist auch wichtig für eine positive candidate experience. Verzichte auf die Formulierung "vollständige und aussagefähige Bewerbung". Diese Phrase wirkt gerade auf jüngere Kandidaten abschreckend.

Dritter Recruiting-Prozessschritt: Auswahlprozess

Die Bewerbungen sind eingetroffen. Jetzt beginnt eine zeitkritische Phase des Recruiting. Jetzt werden die eingehenden Bewerbungen gesichtet und nach K.O. Kriterien aussortiert. In den meisten Unternehmen liegt der erste Schritt in der HR-Abteilung.

Entscheide schnell. Lange Reaktionszeiten werden von Bewerbern als sehr negativ empfunden. Sie sorgen dafür, dass Bewerber absagen oder Dein Unternehmen sogar ghosten. Also nicht mehr erreichbar sind.

Bei Zweifeln im ersten Schritt lieber einen Bewerber weiter lassen und im zweiten Schritt die Entscheidung treffen. Zu viele "ungeschliffene Diamanten" gehen verloren, weil Unternehmen zu früh aussortieren.

Wenn die Abstimmung mit der Geschäftsführung, der Fachabteilung oder anderen Akteuren wie Betriebsrat erforderlich ist, dann sorge für einen schnellen Ablauf.

Immer wieder höre ich von HR-Abteilungen: „Erst soll es ganz schnell gehen und dann bekommen wir keine Rückmeldung.“

Hier droht "Versumpfungsgefahr" der Bewerbungen. Unsere Recruiting-Software coveto bietet ein Entscheider-Extranet, das den schnellen Austausch zwischen Recruiter und Entscheider (Hiring Manager) zu jeder Bewerbung ermöglicht.

Vierter Recruiting-Prozessschritt: Das Telefoninterview

Der Bewerber passt grundsätzlich. Dann ist der nächste Schritt das Telefoninterview. Das Telefoninterview ist eine hervorragende Möglichkeit innerhalb von maximal 15 Minuten A-Kandidaten zu identifizieren.

Warum ein Telefoninterview und nicht gleich ein richtiges Vorstellungsgespräch oder ein Zoom-Meeting?

Ein Telefoninterview zur schnellen Besetzung der Stelle bietet viele Vorteile:

• Die Gespräche sind sehr authentisch, der Bewerber befindet sich in einem "geschützten" Raum und nicht direkt auf dem "Präsentierteller". Das erhöht die Gesprächsqualität.
• Du hörst, ob die Inhalte aus der Bewerbung zu den Aussagen des Bewerbers passen.
• Der Aufwand für Telefoninterviews ist sehr gering. Es wird keine Technik benötigt. Der zeitliche Aufwand liegt bei maximal 15 Minuten.
• Das Gespräch läuft immer nach dem gleichen Skript ab. So gewinnst Du mit jedem Gespräch mehr Erfahrung.

Fünfter Recruiting-Prozessschritt: Das Vorstellungsgespräch

Für die Vorstellungsgespräche nehmen wir uns bei coveto Zeit. Ein Gespräch mit dem potenziellen neuen Mitarbeiter dauert zwischen zwei und drei Stunden. Das Gespräch besteht aus mehreren Phasen:

1. Der Bewerber soll unser Unternehmen kennenlernen. Dabei ist nicht nur wichtig, dass er erfährt, was wir machen, sondern auch wie und vor allem warum wir tun was wir tun.

2. Der Kandidat erhält alle Informationen zur Stelle, damit er sich ein gutes Bild von den Aufgaben machen kann.

3. Wir möchten möglichst viel vom Bewerber und seinen Wünschen an den neuen Arbeitsplatz erfahren. Denn es ist nicht nur wichtig, dass der Bewerber die Anforderungen erfüllt, sondern dass er auch in uns ein passendes Unternehmen findet.

Sowohl das Telefoninterview als auch das Vorstellungsgespräch haben im Auswahlprozess den Schwerpunkt auf den Softskills: Passen wir zum Bewerber und passt der Bewerber zu uns.

Sechster Recruiting-Prozessschritt: Der Schnuppertag

Das Ziel: Der Schnuppertag soll dem Kandidaten zeigen, welche Aufgaben und welches Umfeld ihn erwarten. Für den Arbeitgeber geht es darum zu sehen, ob der Kandidat fachlich und menschlich passt. Gib Deinen Mitarbeitern an diesem Tag die Möglichkeit, sich mit dem potenziellen neuen Mitarbeiter auszutauschen.

Der Schnuppertag bei coveto läuft wie folgt ab:

• Der potenzielle neue Mitarbeiter erhält einen strukturierten Ablaufplan mit Aufgaben, die seinem späteren Aufgabengebiet entsprechen
• Er lernt die Menschen und das Unternehmen kennen, mit denen er in Zukunft zusammenarbeiten könnte
• Sowohl das Unternehmen als auch der Bewerber beurteilen den Tag

Lese gerne den Artikel [Wie gestalte ich einen Probearbeitstag] (https://www.coveto.de/blog/lass-hannelore-aus-dem-spiel) auf unserem Blog.

Finale Phase: Die Entscheidung

Bei coveto treffen wir am Ende des Schnuppertags die Entscheidung, ob das Ziel erreicht wurde. Bieten wir dem Kandidaten einen Vertrag an oder nicht. Für die Entscheidung brauchen wir dreimal ein Ja. Das "Ja" der Entscheider im Unternehmen, das "Ja" der zukünftigen Kollegen und das "Ja" des potenziellen neuen Mitarbeiters.

Die Vertragsunterzeichnung

Laut einer Untersuchung des Marktforschungsinstitut respondi sagen 34% der Bewerbenden dem Unternehmen ab. 14% davon, wenn ein Vertragsangebot vorliegt. Das ist ärgerlich, denn in dieser Phase hast du schon viel Zeit in den Kandidaten investiert. Mit einem schnellen Prozess und einer candidate experience, die den Bewerber begeistert, stehen deine Chancen für eine erfolgreiche Vertragsunterzeichnung gut. Wir laden zur Vertragsunterzeichnung den Kandidaten mit Partner ein. Für diesen Termin nehmen wir uns ausreichend Zeit.

Dauer des Recruiting-Prozesses

Ein Recruiting-Prozess sollte möglichst kurz sein. Nicht immer kann die Dauer allein vom Unternehmen beeinflusst werden. Hier ein paar Tipps, um Deinen Recruiting-Prozess zu beschleunigen:

1. Lege innerhalb des Unternehmens verbindliche Reaktionszeiten fest.
2. Biete Vorstellungsgespräche auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten an, das erleichtert die Terminabsprache mit berufstätigen Bewerbern.

Absagen

Egal in welchem Recruiting-Prozessschritt entschieden wird, dass der Kandidat nicht passt, muss die Absage zeitnah erfolgen. Die Absage darf nur aus fachlichen Gründen erfolgen. Deshalb beschränken sich viele Recruiter auf sehr kurze und förmliche, bürokratische Absagen. Eine AGG konforme Absage ist auch freundlich und wertschätzend möglich.

Aufnahme in den Bewerberpool

Ein guter Kandidat zum falschen Zeitpunkt? Nutze die Möglichkeit einen Talentpool aufzubauen. Ein gut gepflegter Bewerberpool kann die Kandidatensuche extrem erleichtern. Sowohl in zeitlicher als auch finanzieller Hinsicht.

Tipps:

• Hole Dir die DSGVO konforme Einwilligung zur Speicherung der Daten ein
• Halte Kontakt zu den Kandidaten
• Achte bei der Auswahl Deiner Recruiting-Software-Lösung darauf, dass Du den Talentpool einfach durchsuchen kannst (Volltextsuche).

Ziele des Recruiting-Prozesses über die Einstellung hinaus

Der größte Erfolg ist es einen Mitarbeiter zu gewinnen, der über die Probezeit hinaus ein wertvolles und zufriedenes Teammitglied ist. Wenn Mitarbeiter während der Probezeit das Unternehmen wieder verlassen oder verlassen müssen, dann sollte genau nach den Ursachen geschaut werden. Was hätte im Recruiting besser laufen können?