Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicators. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Recruiting Kennzahlen sinnvoll sein können. Er liefert darüber hinaus konkrete Beispiele im Umgang mit den Kennzahlen.

Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer, Geschäftsführer und Personalverantwortliche von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die ihre Personalbeschaffung optimieren wollen.

Warum benötigt ein Unternehmen Recruiting Kennzahlen in der Personalbeschaffung?

Grundsätzlich kann man sagen, dass die KPIs im Recruiting verwendet werden, um die Leistung zu messen und aus den daraus resultierenden Kennzahlen den Prozess zu verbessern. KPIs in Unternehmen sind die wichtigsten und entscheidendsten Kennzahlen für Ihr Unternehmen. Hier geht es speziell um die Kennzahlen im Recruiting.

Im Idealfall besteht eine KPI, eine Kennzahl, auch tatsächlich aus nur einer Zahl. Dadurch werden die Kennzahlen unkompliziert und einfach anwendbar.

Was sind KPI-Ziele?

Die Kennzahl macht dann Sinn, wenn sie mit einem Leistungsziel verknüpft ist. Nur zu messen wie viele Bewerbungen man erhalten hat, hat keine Aussagekraft. Die Anzahl der Bewerbungen im Verhältnis zu den qualifizierten Bewerbungen oder gar Einstellungen zahlt auf das Ziel: "X Neue Mitarbeiter gewinnen" ein.

Welche Kennzahlen sind im Recruiting sinnvoll?

Sehen Sie die hier beschriebenen Kennzahlen als Anregung und Überblick an. Entscheiden Sie für Ihr Unternehmen individuell, welche KPIs für Ihr Recruiting Sinn machen und Ihnen weiterhelfen die Prozesse zu optimieren. Stellen Sie sich für Ihr Unternehmen die Fragen, die Sie im Recruiting bewegen. Das können zum Beispiel folgende Fragen sein:

• Wie lange dauert es, den passenden Kandidaten zu rekrutieren?
• Auf welchen Kanälen finden wir geeignete Kandidaten?
• Wie vielen Bewerbern sagen wir direkt nach der Bewerbung ohne weiteren Kontakt ab?
• Wie viele Kandidaten schaffen es ins Telefoninterview?
• Wie viele Kandidaten laden wir zu einem persönlichen Gespräch ein?
• Wie viele Kandidaten laden wir zu einem Schnuppertag ein?
• Wie vielen Kandidaten unterbreiten wir ein Vertragsangebot?
• Wie viele Kandidaten sagen uns ab?
• Wie viele Mitarbeiter kündigen während der Probezeit?

Was sind typische KPIs?

Im folgenden Artikel finden Sie die sechs aussagefähigsten Standard-KPIs für die Personalbeschaffung mit Kalkulationsbeispielen.

1. Time-to-Hire

Time-to-Hire ist ein echter Klassiker unter den Recruiting KPIs. Es gibt unterschiedliche Meinungen, wann genau die Time-to-Hire startet und wann sie endet. Grundsätzlich machen Kennzahlen nur dann Sinn, wenn man aus ihnen Erkenntnisse ziehen und Handlungen ableiten kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie genau definieren, wie die jeweilige Recruiting-KPI ermittelt wird.

Welchen Aussagewert erhalten wir mit der Time-to-Hire? Die Time-to-Hire sagt aus, wie lange es dauert, bis eine offene Stelle besetzt wurde. Deshalb macht es Sinn den gesamten Prozess von Anfang an zu betrachten. In diesem Artikel gehen wir auf den kompletten Prozess ein.

Optimierung der Recruiting Kennzahl "Time-to-Hire"

Nur wenn Sie wissen, wie lange der Recruiting Prozess in Ihrem Unternehmen tatsächlich dauert, können Sie die Kennzahl in der Zukunft optimieren. Wie lange ist die ideale "Time-to-Hire"?

Generell ist es erstrebenswert den Prozess so kurz wie möglich zu halten. Eine Benchmark zu nennen ist schwierig. Denn die Dauer des Recruiting hängt unter anderem von der Region, der Branche und der ausgeschriebenen Position ab. Auch saisonal schwanken die Zahlen. Zum Beispiel passiert zwischen Weihnachten und Neujahr meist wenig im Recruiting.

Der ideale Recruiting Prozess - wie lange dauert es eine Stelle zu besetzen?

Der Ablauf Ihres Recruiting Prozesses hat logischerweise großen Einfluss auf die Recruiting Kennzahlen. Je mehr Menschen in den Recruiting Prozess involviert sind, umso länger wird er dauern. Sorgen Sie für schlanke Strukturen in Ihrem Recruiting um die "Time-to-Hire" so kurz wie möglich zu halten.

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Setzen Sie Ihre eigene Benchmark. Erfassen Sie Ihre Zahlen und optimieren Sie Ihren eigenen Recruiting Prozess. Einzelne Messpunkte während der Stellenbesetzung können darüber hinaus Aufschluss geben, wo der Recruiting Prozess ins Stocken gerät.

Personalbedarf durch Kündigung oder Aufstockung

Ein Teammitglied kündigt oder eine neue Position wird geschaffen. Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie wissen, dass Sie rekrutieren müssen, startet idealerweise die "Time-to-Hire".

Bedarf bis Stellenausschreibung

Wie ist Ihr Recruiting Prozess gestaltet? Welche einzelnen Prozess-Schritte sind von Beginn an notwendig. Hier einige Beispiele:

• Muss Budget für die Marketing-Maßnahmen freigegeben werden?
• Übernimmt eine Agentur die Marketing-Maßnahmen?
• Nimmt das Erstellen eines Bewerber-Avatars Zeit in Anspruch?
• Muss die Stelle zunächst intern ausgeschrieben werden?
• Haben Sie in- oder extern viel Abstimmungsbedarf?

Bei komplexen Recruiting Prozessen messen Sie Zwischenschritte in Ihrem Unternehmen. Wie lange es dauert von "Wir brauchen einen neuen Mitarbeiter" bis "neue Stelle ist online".

Eingehende Bewerbungen

Wie ist Ihr Recruiting Prozess gestaltet? Wer sichtet eingehende Bewerbungen. Sind Hiring Manager (Entscheider in Fachabteilungen) eingebunden? In vielen Unternehmen erleben wir, dass hier der Prozess ins Stocken gerät. Der Grund dafür ist, dass die Rückmeldung der Entscheider zu lange dauert.

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Vereinbaren Sie mit den Entscheidern einen verbindlichen Zeitraum in dem eine Rückmeldung erfolgen muss. Machen Sie deutlich, dass die Bewerber nach einem bestimmten Zeitraum nicht mehr zur Verfügung stehen und abgesagt werden. Oft ist den Entscheidern (Hiring Manger) nicht bewusst, dass lange Wartezeiten auf Rückmeldungen dem Arbeitgeberimage schaden. Fehlende Rückmeldungen sind oft der Grund für negative Bewertungen bei Portalen wie kununu.

Was ist der Unterschied zwischen "Time-to-Fill" und "Time-to-Hire"?

Beide Recruiting KPIs starten, in den klassischen Beschreibungen mit der Veröffentlichung des Stellenangebots. Der Unterschied ist, dass die Time-to-Hire mit der Vertragsunterzeichnung endet, während die Time-to-Fill erst mit dem ersten Arbeitstag beendet ist. Aus meiner Sicht kann der erste Arbeitstag die Kennzahl verwässern, da wir als Arbeitgeber keinen Einfluss auf Kündigungsfristen haben.

Was ist die ideale "Time-to-Hire"

Wenn Sie mit Kennzahlen starten ist es im ersten Schritt wichtig überhaupt die Kennzahl zu ermitteln. Das Ziel kann dann sein, die Zahl zu verbessern. In diesem Fall zu reduzieren. Wenn Sie mehrere Stellen in Betrachtungszeitraum besetzt haben, dann ermitteln Sie besser den Median (Mittelwert) anstatt des Durchschnitts. Oder betrachten Sie unterschiedliche Stellen separat. Die Besetzung einer Halbtagsstelle im kaufmännischen Bereich lässt sich nicht direkt mit der Besetzung einer Stelle für einen Softwareentwickler vergleichen.

Gerade in diesem Fall macht es Sinn den Prozess aufzudröseln:

• Wie lange wurde benötigt die Stelle online zu stellen?
• Wie lange dauerte es, bis die ersten Bewerbungen eintrafen?

Ab dem Zeitpunkt des ersten Bewerbungseingangs muss der Recruiting Prozess bei allen Stellen gleich schnell laufen.

2. Effizienz der Beschaffungskanäle (Sourcing Channel Efficiency)

Diese KPI sagt aus, wie effizient die Kanäle sind, auf denen Sie Ihre Stellen ausschreiben. Wenn Sie ein Conversion Tracking Tool, wie zum Beispiel Matomo oder GoogleAnalytics auf Ihrer Webseite eingebunden haben, können Sie in der Regel nachverfolgen, wie viel Bewerber von welchem Kanal (z.B. Stellenbörse) kamen. Sie sehen auch die Absprungquote der Bewerber: Wer hat kurz geschaut und hat die Seite gleich wieder verlassen. Hinterfragen Sie immer die Aussagekraft der Zahlen. Den Mehrwert, den Ihnen die Zahlen bieten. Beachten Sie auch, dass Bewerber oft über Umwege zu Ihnen gelangen.

Formel für die Effizienz der Beschaffungskanäle

Die Effizienz der Beschaffungskanäle ist gleich der Anzahl der qualifizierten Bewerber aus einer bestimmten Quelle minus der durchschnittlichen Anzahl der Bewerber aus allen Quellen.

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Sprechen Sie Ihre Bewerber darauf an, wie sie das Stellenangebot gefunden haben. Nicht selten sieht ein Bewerber eine Stelle auf einer Jobbörse. Googelt dann nach Ihrem Unternehmen und bewirbt sich direkt von der Webseite oder sendet eine E-Mail. Diese Prozesse verwässern die Kennzahl.

Hier eine Auswertung einer coveto Recruiting Kampagne.

1. Name der Quelle
2. Anzahl Views auf Anzeige
3. Prozent Bewerber an Gesamtbewerberzahl
4. Tatsächliche Anzahl Bewerber

Was ist eine gute Conversion Rate im Recruiting?

Nicht die Anzahl der Kandidaten, die sich die Anzeige angesehen haben, ist relevant für den Erfolg Ihrer Stellenanzeige. Die Anzahl der Personen die sich beworben hat ist entscheidend. Viele Premium-Stellenbörsen werben damit, dass sie zigtausende Besucher haben. Besucher bringen erst einmal nichts, wenn sie nicht auch zum Bewerber konvertieren.

Um die Anzahl der Bewerber zu erhöhen, versuchen viele Unternehmen den Traffic zu erhöhen. Durch das Verlängern von Kampagnen oder das zusätzliche Schalten von Premium Anzeigen. Das ist der teuerste und ineffektivste Weg, wie das folgende Schaubild zeigt.

Die bessere Methode zielt darauf ab, die Conversion Rate zu erhöhen. Das erreichen Sie in dem Sie die Attraktivität Ihres Angebotes erhöhen und Hürden beim Bewerbungsprozess abbauen. Die coveto Performance Stellenanzeige unterstützt diesen Prozess optimal.

3. Anzahl der qualifizierten Kandidaten (Number of Qualified Candidates)

Wie viele Bewerber über eine Quelle kommen ist eine Sache, wie viele Bewerber so interessant sind, dass Sie sie näher kennen lernen wollen, eine andere. Ein Kanal kann sehr viel Quantität aber wenig Qualität bringen. Deshalb macht es Sinn zu messen, wie viele Kandidaten es in den Recruiting Prozess schaffen.

Formel für die Anzahl der qualifizierten Kandidaten

Das Verhältnis der Anzahl qualifizierter Bewerber ergibt sich aus der Anzahl der von den Personalverantwortlichen als qualifiziert erachteten Bewerber geteilt durch die Anzahl der Bewerber, die die erste Vorauswahl überstehen.

Wie entscheiden Sie, was einen qualifizierten Bewerber ausmacht?

Sie können zum Beispiel schauen:

Ausgangssituation 687 Besucher (100%), 72 Bewerber (10,5%).

Wieviele Kandidaten wurden zum ersten Recruiting Schritt eingeladen:
Telefoninterview "TI", 19 Telefoninterviews (26,4%)

Wie viele Kandidaten wurden zum zweiten Recruiting Schritt eingeladen:
Vorstellungsgespräch "VS", 3 Vorstellungsgespräche (4,2%)

Wie viele Kandidaten erreichten den dritten Recruiting Schritt:
Vertragsunterzeichnung "V", 2 Verträge (2,7%)

4. Angebotsannahmequote (Offer acceptance rate)

Ein Arbeitsvertrag ist ein Angebot. Ein Angebot an Ihren Kandidaten, Mitarbeiter zu werden. Wenn Sie den passenden Kandidaten gefunden haben und ihn einstellen möchte, kommt noch eine entscheidende Hürde: Will der Kandidat für Ihr Unternehmen arbeiten? Wird er das Angebot annehmen?

Formel für die Angebotsannahmequote

Angebotsannahmequote = Anzahl der angenommenen Stellenangebote geteilt durch das Gesamtangebot multipliziert mit 100.

Bewerber sagen dem Unternehmen ab

Das Marktforschungsinstitut respondi hat im Jahr 2022 eintausend Menschen zu genau diesem Thema befragt. Das Ergebnis war ernüchternd. Zusammengefasst kann man sagen:

Kandidaten sagen Unternehmen häufiger ab als Unternehmen den Kandidaten. Insgesamt 34% der Bewerbenden sagen dem Unternehmen ab. Das geschieht in unterschiedlichen Phasen:

• 6% sagen noch vor dem Vorstellungsgespräch ab
• 14% sagen ab, nachdem das Vorstellungsgespräch stattgefunden hat und weitere
• 14% sagen ab, wenn ihnen ein Vertragsangebot vorliegt.

Bewerberghosting - Der Kandidat taucht ab...

Auch das Bewerberghosting sollten Sie in diesem Zusammenhang auf dem Schirm haben. Kommt es häufig vor, dass sich Bewerber bei Ihnen plötzlich nicht mehr melden?

Auch hier gibt es Unterschiede. Bewerber auf Stellenanzeigen zeigen in der Regel ein verbindlicheres Verhalten als Bewerber, die sich aus Social Media Ads bewerben.

Bewerber auf geringfügige Beschäftigungen oder Tätigkeiten mit niedrigen Qualifikationsniveau verschwinden eher von der Bildoberfläche als andere Bewerber.

Dennoch, wenn Sie immer wieder in der Situation sind, dass Bewerber sich nicht mehr melden, nicht zu vereinbarten Termin erscheinen und nicht mehr erreichbar sind, dann suchen Sie nach der Ursache. Gründe können sein:

Zu langer Recruiting Prozess

Der Bewerber verliert das Interesse oder hat sich für einen anderen Arbeitgeber entschieden.

Zu wenig Vertrauen in den neuen Arbeitgeber

Der Bewerber befürchtet, dass der Arbeitgeber doch nicht der Richtige ist und stellt sich tot.

coveto Praxistipp

Sorgen Sie von Anfang an für zeitnahe Rückmeldungen und eine hohe Kontaktdichte. Nicht nur schriftlich. Greifen Sie zum Hörer und bauen Sie eine Beziehung zum Bewerber auf.

Was ist die ideale Angebotsannahmequote (Offer acceptance rate)

Ideal ist es, wenn alle Kandidaten "Ja" zu Ihrem Unternehmen sagen. Das wird auch bei penibelster Vorgehensweise nicht erreichbar sein.

Messen Sie Ihre aktuelle Angebotsannahmequote und arbeiten Sie an der Verbesserung. Ein Wert von über 90% ist realistisch und erreichbar, wenn der Recruiting Prozess klar definiert und strukturiert ist.

5. Kosten pro Anstellung (cost per hire)

Wie viel kostet es Sie, eine freie Stelle zu besetzen? Diese Kennzahl beinhaltet alle Kosten, die bis zur Anstellung entstanden sind (z. B.: Stellenbörsen, Software, Vermittlungsgebühren, Jobmessen). Um genaue Zahlen zu liefern, sollten auch die Kosten der Mitarbeiter (Gehalt), die in den Recruiting Prozess involviert sind, eingerechnet werden.

Formel für die Kosten pro Anstellung

Kosten pro Einstellung sind die Gesamtkosten für die Personalbeschaffung geteilt durch Anzahl der Einstellungen.

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung schwanken extrem. Ausschlaggebend sind Branche, Position und Region und aktuelle Arbeitsmarktlage.

6. Qualität der Einstellung (Quality of Hire)

Bis zu 25% der Arbeitsverhältnisse scheitern in der Probezeit. Deshalb darf diese Recruiting-KPI nicht fehlen.

Halten Sie fest:

Wie viele Mitarbeiter mussten uns in der Probezeit verlassen (Kündigung durch Unternehmen)? Was waren die Gründe?

Wie viele Mitarbeiter haben von sich aus in der Probezeit gekündigt? Was waren die Gründe?

coveto Praxistipp:

Alle an einer Einstellung beteiligten Mitarbeiter setzen sich zu einem "Post Mortem" Gespräch zusammen und stellen sich folgende Fragen:

• Woran hätten wir im Recruiting bereits erkennen können, dass dieser Kandidat nicht geeignet ist?
• Haben wir in der Einarbeitungsphase (im Onboarding) alles dafür getan, dass der Mitarbeiter auf Flughöhe kommt?
• Haben wir beim Kandidaten einen falschen Eindruck erzeugt? Wurde seine Erwartungen enttäuscht und er hat deshalb das Unternehmen wieder verlassen? Diese Frage ist wichtig, wenn der Mitarbeiter kündigt.
• Liegen die Gründe der Kündigung im kollegialen Umfeld des Kandidaten? Achten Sie auf das Betriebsklima!

Mit Recruiting KPIs arbeiten

Oft werden in Unternehmen KPIs (Key Performance Indicators) zwar geführt, aber es wird mit den Kennzahlen nicht gearbeitet. Es wird sehr viel Zeit aufgewendet die Zahlen zusammenzutragen, damit diese dann nachher im Zahlenfriedhof ruhen. Recruiting KPIs haben immer Einfluss auf die Recruiting Maßnahmen.

Der Aufwand Kennzahlen zu erheben lohnt sich nur dann, wenn Sie mit den Kennzahlen auch arbeiten. Die Kennzahlen sollen für alle transparent sein und regelmäßig besprochen werden.

Wenn Sie neu mit Kennzahlen starten, ist es in jedem Fall sinnvoll erst einmal wenige Messpunkte auszuwählen und diese zu beobachten. Wilder Aktionismus schadet an dieser Stelle. Wenn an zu vielen Schrauben gleichzeitig gedreht wird, ist nachher nur schwer nachzuvollziehen aus welchem Grund sich die Zahlen verändert haben.

Die wichtigsten KPI-Erkenntnisse in der Zusammenfassung

Wie jede andere Abteilung auch, sollte der Bereich der Personalbeschaffung (Recruiting) die wichtigsten Kennzahlen ermitteln, sie regelmäßig besprechen und mit ihnen arbeiten. Kennzahlen sollen Komplexität nicht erhöhen, sondern reduzieren.

Wie ermittele ich die Kennzahlen im Recruiting für mein Unternehmen

coveto die Recruiting Software unterstützt Sie bei der Auswertung der Kennzahlen. Unsere Recruiting Lösung coveto ermittelt anhand der Datenbasis eine Vielzahl von Recruiting KPIs automatisch.

Darüber hinaus können Sie individuelle Auswertungen konfigurieren und jederzeit tagesaktuell abrufen. So haben Sie auch die Möglichkeit die Recruiting KPIs mit Personen in Ihrem Unternehmen zu teilen, die nicht direkt User in der Software sind.

Die Daten können als Zahlen aber auch visuell als Grafiken dargestellt werden. Der zusätzliche Erfassungsaufwand entfällt, da die Zahlen im System erzeugt werden.

Wer ist für die Recruiting Kennzahlen im Unternehmen verantwortlich?

Welche Zahlen zu welchem Zweck erhoben werden, sollten alle im Prozess involvierten Personen gemeinsam entscheiden. Die Zahlen werden nur dann Akzeptanz finden, wenn alle Mitarbeiter verstehen, welchem Zweck die Zahlen dienen.

Die Person, die die Zahlen erhebt, muss nicht die Person sein, die auch für die Kennzahlen "verantwortlich" ist.

Wenn Sie neue Kennzahlen in Ihrem Unternehmen einführen, dann ist transparente Kommunikation sehr wichtig. Die Mitarbeiter dürfen sie nicht als Kontrolle verstehen, sondern als sinnvolles Messinstrument.

coveto Praxistipp

Fragen Sie nicht: Wer hat Schuld? Sondern Was ist die Ursache? Sehen Sie KPIs als positive Herausforderung Ihre Prozesse permanent zu verbessern.