In diesem Artikel stellen wir Ihnen die umfangreichen Änderungen in der nächsten coveto Version vor.

Neue Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung

Viele unserer Kunden kennen bereits ein anderes Produkt von uns: cokanto. Die Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung nach dem japanischen Kanban-Prinzip.

Von unseren Kunden lange gewünscht, jetzt ist es soweit. Alle Funktionen von cokanto wurden in coveto integriert. Ihnen stehen damit zahlreiche neue Funktionen zur Verfügung.

Einige alte coveto Funktionen wurden ersetzt oder erweitert:

• Es gibt ab sofort keine Aktivitäten oder Wiedervorlagen mehr. Stattdessen übernehmen die Tasks diese Aufgabe. Wir haben einen anderen Namen dafür gewählt, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Merken Sie sich bitte einfach: Aktivitäten und Wiedervorlagen sind jetzt Tasks. Das Prinzip bleibt im Grunde gleich.

• Wiedervorlagen können jetzt nicht nur für einen Tag, sondern auch für eine Uhrzeit hinterlegt werden (z.B. für Vorstellungsgespräche).

• Alle Ihre gespeicherten Aktivitäten wurden als Tasks importiert. Zu Ihrer Kontrolle finden Sie unter Administration » "Alte Aktivitäten" die Tabellen mit den früheren Aktivitäten.

• Alle Stellen in coveto, an denen früher Aktivitäten oder Wiedervorlagen erstellt wurden, haben wir auf Tasks umgebaut. Inklusive der SOAP Schnittstelle.

• Zu Tasks können ab sofort auch Zeiten erfasst werden. Das ist z.B. dann interessant, wenn Sie Leistungen nach Stunden abrechnen.

• Auf der Übersicht-Seite finden Sie wie gehabt die Wiedervorlagen. Allerdings in einer etwas anderen Ansicht.

Optimierung der Abfragegeschwindigkeit

In speziellen Fällen konnten wir die Abfragegeschwindigkeit bei sehr vielen Datensätzen um das bis zu 70-fache verbessern.

Zusätzliche Buttons im Reiter Profil des Bewerbers

Bei den Feldern Berufspraxis, Schul- Aus- und Weiterbildung sowie Skills haben wir einen zusätzlichen +-Button eingefügt.

Dieser Button fügt eine neue Zeile oberhalb ein. Sehr nützlich, wenn man z.B. im Lebenslauf die neuen Einträge zuerst darstellt, und eine neue Positionen einfügen möchte.

Mindestalter

Das Mindestalter in den Bewerbungsformularen wurde von 15 auf 13 gesenkt. Das maximale Alter für Bewerber bleibt bei 100.

Zusätzliche E-Mail Felder

Oft haben Personen mehr als eine E-Mail Adresse, was nicht sehr förderlich für den den E-Mail Import war. Daher können Sie jetzt einfach für Bewerber und Firmen-Ansprechpartner zwei zusätzliche E-Mail Adressen hinterlegen, die der E-Mail Import in seine Erkennung mit einbezieht.

Freitextfelder - Sortierung

Freitextfelder können jetzt mit einer Nummerierung für die Reihenfolge versehen werden. So können Sie die Felder besser in eine logische Reihenfolge bringen.

Freitextfelder - Übersichtlichkeit

Freitextfelder werden jetzt nur noch angezeigt, wenn Sie unter Administration » Einstellungen » Freitextfelder einen Namen erhalten haben. Dadurch wird das Formular wesentlich übersichtlicher.

Wichtig: Falls Sie bisher Freitextfelder genutz haben, ohne einen Namen zu vergeben, sollten Sie das unbedingt nachholen.

Freitextfelder - Neuer Typ HTML Editor

Für Freitextfelder können Sie ab sofort einen neuen Typ vergeben. Der HTML Editor ermöglicht Ihnen, formatierten HTML Code zu erzeugen, ähnlich wie in der Stellenbeschreibung.

Bisher wird der HTML Code in coveto nirgendwo ausgegeben. Wir haben diese Möglichkeit für Kunden hinzugefügt, die über die SOAP Schnittstelle individuelle Felder auf der Firmen-Webseite ausgeben möchten.

Freitextfelder - Neuer Typ Sterne

Freitextfelder können ab sofort, wie die Skills, als Sterne-Felder angezeigt werden. Ist ein Freitextfeld als Sterne-Feld eingestellt, wird der Inhalt auch im Profil mit dem Sternesymbol ausgegeben.

Extranet

In der Aktivität, die automatisch bei dem Versand der Zugangsdaten zum Extranet versendet wird, speichern wir ab sofort auch den Namen des ausgewählten Bewerbungsformulares. So sehen Sie, ob Sie einem Bewerber z.B. schon einen Personalfragebogen geschickt haben.

Favicon

Das Favicon wurde bisher nur im Stellenportal verwendet. Ab sofort wird es für jede Seite in Ihrer coveto Installation verwendet.

Auslesen der Dokumente

Beim Auslesen der Dokumente können Sie jetzt die Reihenfolge und maximale Anzahl bestimmen.

Datum und Uhrzeit-Felder

Der Kalender wurde durch eine modernere Version ausgetauscht.

Klicken Sie jetzt einfach in ein entsprechendes Feld.

Der Kalender öffnet sich automatisch.

Standorte und Übermittlung der Stellen an die BA

Die Standorte wurden um die Anschrift, Telefon, Telefax, E-Mail und die Arbeitgebernummer der BA erweitert.

Falls für den Standort der Stelle eine Anschrift oder eine Arbeitgebernummer hinterlegt ist, werden in Zukunft diese Daten an die BA übertragen.

Alle hinterlegte Arbeitgebernummern müssen bei der BA als "Betreute Arbeitgeber" markiert sein. Im Zweifel erfragen Sie dies bei Ihrem zuständigen Betreuer der Arbeitsagentur vor Ort.

Stellen - Kontaktdaten und Ansprechpartner

In Zukunft zeigen wir in den Stellen rechts neben dem "Bewerben-Button" die Kontaktdaten des Standorts oder die Kontaktdaten aus den Einstellungen an, sowie den Namen des hinterlegten Ansprechpartners.

Wichtig: Die E-Mail Adresse des Standorts oder der Einstellungen wird angezeigt. Die E-Mail Adresse wird auch bereits an die BA exportiert und dort angezeigt.

Die Beschreibung für LinkedIn und XING haben wir hinter einem "Was ist das?" Link versteckt, damit die Anzeige etwas kompakter ist.

E-Mail Import

In diesem Bereich gibt es sehr viele Veränderungen. Wir haben eine "Toolbox" hinzugefügt, die beim scrollen am oberen Rand fixiert ist.

Sie können in der Toolbox nun einstellen, ob die E-Mail mit Anhängen, ohne Anhänge oder die gesamte E-Mail als Datei importiert werden soll.

Bei der Variante "Als E-Mail speichern" kann der Inhalt der Anhänge noch nicht durchsucht werden. Dafür wird die E-Mail mit allen Daten im Bereich Dokumente archiviert.

Eine weitere Möglichkeit der Toolbox ist, die Aktivität direkt als Wiedervorlage zu importieren. Wählen Sie diese Option, wird Ihnen die Aktivität direkt als Wiedervorlage mit dem heutigen Datum zugewiesen.

Die Tabelle mit den E-Mails wird nach dem vollständigem Abruf nach Datum absteigend sortiert und ist mit Klick auf die Spaltenüberschrift sortierbar.

E-Mails können ab sofort auch ohne Zuordnung zu einem Bewerber oder Ansprechpartner einer Firma importiert werden. Das ist nützlich um die Aktivitäten auch als Aufgabenverwaltung zu nutzen.

Wichtige Information für Nutzer der SOAP Schnittstelle

Wichtig: Bitte reichen Sie diese Info an Ihren Entwickler/Webdesigner weiter.

Alle Aktivitäten der Bewerber und Arbeitgeber werden im Zuge des Updates als Tasks importiert. Dadurch erhalten alle Datensätze eine neue ID.

Die SOAP Schnittstelle wird mit dem Update verändert. Die Methoden zum Speichern und Lesen von Aktivitäten verwenden intern die Tasks. Dadurch müssen Sie nicht sofort etwas an Ihrer Schnittstelle ändern. Für die Zukunft bitten wir Sie um die Anpassung.

Mit der neuen Version gibt es neue Methoden zum Zugriff auf Boards, Tasks, Zeiten, Stundenzettel, Stundenreports, Freitextfelder. Details erhalten Sie, wenn Sie die Methode getFunctions() der SOAP Schnittstelle aufrufen.

Wann wird das Update installiert? Was kostet das?

Ab 02.12.2014 um 18:30 Uhr beginnen wir mit der Umstellung und bis zum 04.12.2014 werden dann alle Kunden mit der neuen Version arbeiten können.

Sie können in dieser Zeit ungehindert weiterarbeiten. Die neue umfangreiche Version ist in ihrem gebuchten coveto Tarif inklusive. Es entstehen Ihnen keine Kosten.

Webinar

Wie immer bei größeren Änderungen bieten wir auch dieses mal ein kostenloses Webinar an.