Kurz vorm Einschlafen schreckst du hoch, weil dir plötzlich einfällt, dass Peter nicht auf deine Mail geantwortet hat. Womöglich hat er den Kunden nicht angerufen, obwohl du ihm den Rückruf verbindlich zugesagt hast. Na toll, da ist der Ärger morgen vorprogrammiert. Willst auch du deinen Puls um 23:30 auf Hochtouren bringen?
Dann habe ich den ultimativen Tipp für dich: Aufgaben und ToDos durch die Gegend mailen, ist die allerbeste Methode dich und andere zu stressen und gleichzeitig die Produktivität deines Unternehmens zu sabotieren.

Der Cocktail „Business Death“ – zu viele Aufgaben im Job

Früher haben wir auch zu den Unternehmen gehört, die E-Mails nutzten, um Aufgaben zu verteilen oder kundenbezogene ToDos im Team zu delegieren.
Als nach unserem beinahe Crash im Jahr 2006 die Unternehmerreise weiterging, haben wir schnell erkannt, dass E-Mails überhaupt gar nicht dazu taugen den Überblick zu behalten.
In Kombination mit einer klassischen ToDo-Liste ist der Stress-Cocktail perfekt.

Selbst „kleine“ unerledigte, verschleppte oder einfach untergegangene Aufgaben werden schnell zu einem großen Problem. Sie bringen Unzufriedenheit im Team und auch auf Kundenseite mit sich.

Die Erkenntnis war:

1. Mails sind ein echter Produktivitätskiller
2. Todo Listen ab 2 Meter Länge machen keinen Sinn mehr
3. Eine Lösung muss her, um die eigenen und die übertragenen Aufgaben zu managen

Aus diesen drei Gründen haben wir uns die unterschiedlichsten Systeme und Methoden angeschaut und eine Methode entwickelt, mit der wir bis zum heutigen Tag extrem produktiv arbeiten.

E-Mail Postfach: „Inbox Zero“ – ToDos und Aufgaben managen

Gehst du zuhause an deinen Briefkasten und nimmst nur einen Teil der Post heraus?
Wahrscheinlich nicht. Aber genau das passiert tagtäglich in den Büros.

Deshalb gilt bei coveto das Prinzip „Inbox Zero“. Jeden Abend ist das Postfach leer.
Diese coveto Regel vermitteln wir neuen Mitarbeitern direkt am ersten Onboarding Tag.

Inbox Zero hört sich gut an und sorgt für ein wunderbar entspanntes Gefühl. Mittlerweile zeigt Outlook bei einem leeren Postfach auch die freundliche Nachricht an:
Alles erledigt für heute – Genießen Sie den leeren Posteingang.

Aber wohin mit den ganzen Mails? Unterordner anlegen, mit Farben kategorisieren und Fähnchen dranheften bringen nicht den gewünschten Erfolg. Die ganze Sachlage wird nur verschlimmbessert.

Um das „Inbox Zero“ Prinzip „durchziehen“ zu können, arbeiten wir mit „Personal Kanban“. „Personal Kanban“ ist eine Aufgabenverwaltung nach dem japanischen Kanban Prinzip. Jede E-Mail, aus der sich eine Aufgabe ergibt, landet auf dem digitalen Kanban Board.

Personal Kanban – Alle Aufgaben und ToDos im Überblick

Personal Kanban ist eine dreidimensionale ToDo Liste. Die einfachste Variante besteht aus den Spalten:

Offen | In Arbeit | Erledigt.

Offen:
Hier finden sich alle Aufgaben, die zu erledigen sind, aber noch nicht begonnen wurden.

In Arbeit:
In dieser Spalte sind alle Aufgaben, die angefangen, aber noch nicht abgeschlossen sind.
(Vielleicht wartest du noch auf das „Go“ eines Kunden oder das Angebot eines Lieferanten)

Erledigt:
Die Erledigt Spalte wird auch Belohnungspalte genannt. Dorthin verschiebst du alle Aufgaben, die abgeschlossen (erledigt) sind.

Das japanische Kanban Prinzip kennt nur zwei Regeln:

1. Visualize your work – Alles muss aufs Board.
   Alles was getan werden muss, gehört aufs Board. Keine Liste neben der Liste, keine Post-it´s. Wenn du einmal alle offenen ToDos auf die Liste packst, dann garantiere ich dir, egal wie lang die Liste ist, du wirst dich sofort besser fühlen. Raus aus dem Kopf – rein in die Liste. Das bringt neue Energie.

2. Limit your work in progress – Nicht zu viel gleichzeitig anfangen.
   Begrenze die Anzahl der gleichzeitig offenen Aufgaben. Warum?
   Kennst du die Tellerjongleure aus dem Zirkus? Eine Person hält gleichzeitig mehrere Teller über eine Stange am Schwingen.
   Genau das passiert, wenn du zu viel gleichzeitig anfängst. Du rennst nur noch zwischen den Tellern hin- und her, um zu vermeiden, dass einer runterfällt. Das stresst enorm!

Personal Kanban – Aufgabenverwaltung nach dem japanischen Kanban Prinzip

So lösen wir bei coveto die Herausforderung von zu vielen Aufgaben und ToDos.

Weil wir alle bei coveto mega Fans und „heavy User“ dieser Methode sind – und unsere hohe Produktivität im Kern auf sie zurückzuführen ist – haben wir sie in unserer Recruiting Lösung coveto integriert. Im digitalen Kanban Board in coveto gibt es auch die Möglichkeit verschiedene Boards mit unterschiedlichen Spalten anzulegen. Prioritäten zu vergeben und vieles mehr. Als coveto Kunde findest du in der Hilfe jede Menge weitere Informationen (Anleitungen und Videos).

Interessiert dich das Thema Personal Kanban? Möchtest du sehen, wie wir bei uns das System nutzen, um maximale Produktivität zu erreichen? Hast du Interesse das System live in einem Webinar anzusehen? Dann schreibe mir an pia@coveto.de. Wenn sich ausreichend Newsletter-Leser melden, dann lasse ich euch gerne hinter die coveto Kulissen schauen.

Ist Dir einer der folgenden Sätze in den vergangenen Tagen durch den Kopf gegangen?

• Ich habe viel zu wenig Bewerber!
• Mein Unternehmen ist vom Fachkräftemangel betroffen!
• Wir sind zu klein und unbekannt, niemand bewirbt sich bei uns!
• Die Bewerber haben zu hohe Gehaltsvorstellungen!
• Wir verlieren Bewerber an andere Unternehmen, die mehr bieten als wir!
• Neue Mitarbeiter einzuarbeiten dauert zu lange!
• In unserer Branche / in unseren Berufen will niemand mehr arbeiten!
  

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